审核费用报销时须关注的五个要点

  费用报销的审核是财务部门日常的重要工作之一，也是财务管理中对于企业风险控制的关键环节。费用报销中涉及的费用种类多种多样，审核的事项不复杂但琐碎，虽然大部分企业都使用OA等系统流程对费用报销加以控制，但在审批过程中依然会出现各种问题影响财务审核的效率。

  我们可以将财务在费用报销审核中需要关注的要点划分为五大类，依据不同的类别来把握关键，这样可以有效提升审核工作的效率，一定程度上可以缓解财务部门与其他部门之间的矛盾，同时能够降低企业的相关风险。

  费用报销流程的起点是有报销人填写信息、提交资料后发起流程，然后各环节的审批人针对提交的信息资料进行审核，审核无误后由财务部门进行报销，将相应款项支付给报销人。财务部门进行费用报销审核，即是对报销人提交信息的审核，那么首先就需要确保信息的真实性。

  对于信息资料真实性的审核，可以分为两个层面，第一层面就是信息资料本身的真实性。费用报销流程中，最常见的报销资料就是发票，报销人会将发票扫描件上传作为附件，同时也会将票据原件递交到财务部。财务部负责费用报销审批的人员，需要核实发票的真实性，查看发票上的字迹是否清晰、字体大小是否一致、是否出现印刷错位等问题。特别是对于部分大额发票以及报销差旅费提交的外省发票，需要在对应地区的税务局网站验证其真伪，如果确定为假发票，财务部有权拒绝报销，并将假发票退还给报销人。

  审核的第二层面就是费用报销所对应的业务发生的真实性。发票显示的开票项目与报销申请提交的原因是否一致?差旅提交的住宿费发票显示的地区与报销人的出差地点是否一致?开票时间是否在出差时间范围内?机票、高铁票上显示的姓名是否与报销人一致?想要确保业务的真实性，就需要报销人提交的信息资料能够形成完整的证据链条，来证明业务行为的确实发生。

  例如某部门需要一个移动硬盘，自行购买后申请费用报销。财务部在审核时，单凭一张发票能够确认购买硬盘这个行为吗?如果再加上网购平台的订单信息呢?订单加发票肯定比单独的一张发票更具有证明力。这就是为何有些企业在各部门申请餐饮招待费报销时，需要报销人提交点餐单据等作为附件方可审批，目的都是为了能够获取更多的证据来佐证业务的真实性，确保企业不遭受额外的损失。

  首先需要检查提交的费用报销的金额准确性。发票显示的各项明细金额与加总合计金额是否一致?提交的报销流程中显示的各项费用合计与发票金额合计是否一致?如果不一致，发票金额可以高于提交报销的金额，但不能低于报销金额。提交流程的各项费用明细金额是否与发票能够对应，例如提交报销共计600元，其中交通费200元，招待费400元，提交的发票合计总额与报销金额一致，但其中交通费发票100元，招待费发票500元，这种情况就无法通过准确性的核验。

  其次需要考虑发票类别的准确性，按照费用报销的类别，是否提交了相对应的增值税专用发票或普通发票?企业规定采购办公用品需要对方开具增值税专用发票，但报销人却提交的增值税普通发票;招待客户用餐的餐费，报销人提交增值税专用发票，这类情况都属于发票类别不准确，需要与报销人沟通了解原因，及时协调进行换票处理。如发票后附有明细清单，清单是从发票系统中打印还是其他方式提供，也会影响对于准确性的判断。

  最后还需要考虑费用报销所对应的部门、业务线、客户、项目等，为满足企业内部管理需要而进行的划分的准确性。费用报销流程中所对应的部门、项目等信息的准确，会影响财务核算的精细度和准确性，提交报销时胡乱填写这些信息，会导致财务数据出现偏差，影响后续的财务分析和预算管理工作，也会导致管理层对各部门的工作结果评价出现偏离，影响绩效考核结果。

  如果企业采用OA等系统进行费用报销流程的控制，需要在系统中维护部门、业务、产品、客户、项目等基础信息，同时需要关注这些信息的更新以及跨系统信息的一致性。避免出现OA系统中的部门名称、客户名称、项目名称等与合同管理、CRM、财务系统等不一致的情况，减少数据核对所浪费的时间，提高工作效率。

  对于报销金额的衡量标准并不是唯一的，根据报销费用类别的不同，这个标准可能是这类费用对应的季度、年度或者项目预算金额，也可能是费用报销制度中按照职位、职级设定的额度。

  例如差旅住宿费的报销，在相关制度中对于不同级别员工能够享受的不同规模城市的住宿费额度有规定，那么财务部在审批时就需要按照规定对提交的住宿费进行审核，对超出额度的部分不予报销;日常办公用品的采购，企业并没有按照员工级别规定额度，而是制定了部门预算，按照季度进行控制，那么在审核时就需要计算当季已经使用的额度，用来判断此笔费用是否超预算、能否报销。

  部分企业可能会在一些平台设立企业账号，然后将员工纳入到企业中进行使用额度分配，例如企业滴滴就可以按照员工设定每月不同的打车费额度。这种情况下，财务部省去了审核每笔交通费报销的时间，但每月需要对当月企业账号额度的使用情况进行审核，避免有员工利用企业资源来处理私人事项，造成企业资源浪费，增加成本负担。

  如果在审核时发现报销额度超出标准，但报销人又能够提出正当理由，例如签订大客户为企业带来额外收入、处理突发的诉讼、公关事件等，这类费用虽然属于额外支出但又无法避免，所以需要进行超预算或超额度审批。可以在费用报销制度中设定相关超额审批流程，需要报销人提供附件证据证明费用支出的必要性，同时设定一定层级的管理层进行特批，财务部方可审批同意。

  费用报销提交的时间并非由财务部控制，而是取决于报销人何时提起流程。这就产生了一个重大问题：报销单据的时效性无法保证。

  假如一个销售人员忙于客户的拓展与对接，无暇顾及报销事项，等到自己垫付费用太多时，才想起整理票据提起报销流程。财务部在审核时发现提交的单据中，有很多是几个月前的发票，意味着前几个月的会计核算数据出现缺失，很多已经发生的费用并没有体现在财务数据中，影响财务分析的结果以及对预算执行情况的评价。当这种拖延报销的情况发生在跨年时期，会连续影响两个年度财务数据的准确性，增加财务风险。

  也有企业允许部分岗位的员工向企业支取备用金，或在项目执行的过程中申请小额借款用于项目的零星支出，财务人员需要跟踪这部分备用金的归还与借款的清偿，避免拖延导致单据丧失时效性。

  还有一些企业，会要求员工在平时积攒一些发票，用于报销冲抵部分薪资奖金，或者在企业利润较高时用于冲减利润。我们先抛开这种行为是否符合企业经营和财务的合规性不谈，但从单据时效性方面就无法进行控制。如果是为了调节利润，那么这些发票大概率会在年末最后一个进度进行报销，积攒的发票可能包括本年一季度甚至上年度的，这种行为会大大增加企业的税务风险。

  控制时效性一方面需要强化企业财务管理制度的执行，另一方面也需要财务人员从数据分析入手，检查费用数据的异常变化，提示相关风险。

  在费用报销的审批流程中，财务部的位置靠近流程的末端，通常会先经过报销人所在部门的各层级领导审批，然后需要费用归口管理部门审批，之后流程才会到财务部。所以在进行审批时，需要检查前置环节的人员是否已经审批完毕，各审批环节对于此项报销的意见为何?是否有人在审批意见中提出问题?

  企业会在系统中设定相应的审批流程以及审批人，但对于一些特殊情况，可能需要手工选择人员进行加签审批。例如A部门采购一台设备，与B部门约定共用，这样设备的采购费用就需要分摊到两个部门进行核算，但A部门人员提起报销流程，只需要经过A部门负责人以及设备管理部门负责人审批，并不需要经过B部门，按照费用分摊的原则，此项费用需要经过B部门负责人的承认，所以需要手工将B部门负责人添加到流程中。若财务部审批时未看到B部门负责人审批，意味着这笔费用报销的前置审批不完善，后续费用分摊可能会引起两个部门之间的矛盾，所以需要特别关注类似情况的审批是否完善。

  随着电子发票的推行，一定程度上方便了各部门报销流程的提交，但对于财务部来说，则增加了验证发票是否重复报销的工作量。利用合适的系统能够帮助财务人员对此进行检验，但若无此条件，财务人员则需要进行手工登记，避免员工使用一张电子发票进行重复报销。

  在日常报销中还有一个常见的问题就是替票，零星的支出没有发票，所以找其他发票进行替代。一般情况下，要尽量避免替票情况的出现;如果无法避免，需要报销人提交其他辅助证据证明支出的真实性；若企业中存在大量替票情况，则应该从源头寻找解决问题的方法，例如寻找更合适的供应商、在购物平台开立公司账户等。

  每家企业由于业务差异以及发展阶段的不同，在财务管理力度和内部控制的严格程度上会有很大的差别，需要根据企业的需求来设计费用报销流程，把控风险的同时找到简化各环节工作的方法，在日常工作中不断总结要点、积累经验，在琐碎的信息中抓住审核关键，才能最大限度提升工作效率。